(一)完善实施全面预算管理的企业环境
良好的企业环境是开展全面预算管理的基础,企业应当构建完整的预算管理部门,将其放在与其他部门同等重要的位置,预算部门要协调各部门信息的共享,使各部门就基础假设达成一致。其次,预算管理工作需要上下结合,业务部门作为企业经营的执行者,是ERP系统数据的入口;财务部门负责数据信息的处理、分析;作为数据的使用人,管理层需要通过系统了解全面预算实施情况。这种预算模式有利于避免“信息孤岛”的出现,提高管理层对企业整体信息的整体掌握程度,保证决策层所做出决策科学、合理。
(二)建立更全面的预算管理体系
首先,设立预算管理委员会。预算委员会作为全面预算管理的决策机构,应由企业总经理、副总经理、和各部门负责人组成。委员会要负责主持制定、修订企业有关预算管理的制度;讨论决定企业经营预算、投资预算以及财务预算中需要上报的预算指标;讨论决定企业预算考核办法及年度预算考核指标的调整等。第二,设立预算部门,负责编制部门预算,执行、统计本部门预算,并监控预算实施,同时接受预算委员会的预算指导、监督。第三,设立预算监督部门或岗位,协调、监督各部门预算人员工作;汇总编制公司预算执行报告;定期向预算委员会反映预算执行中的问题。
(三)利用ERP系统加强预算管控
企业可以建立预算管理架构,它将预算管理作为与ERP系统相独立的子模块,并通过预算数据库与ERP系统的其他模块时刻紧密地连接在一起,在加强ERP系统的事前计划、事中控制功能的同时,实现了集团预算管理和实时控制。不同的预算指标业务特征不同,管理需求存在差异,因此预算控制过程需要对应不同的控制方法。对于控制力度要求低的预算指标,超出预算时ERP系统只给予提示,但业务流程依然进行;对于控制力度要求较强的预算指标,超出预算时应设置由主管审批;对于控制力度要求非常强的指标要严格把控,一旦超出预算ERP系统的业务就无法继续进行。对于出现的异常指标和现象,以及有可能超出安全警戒线的指标及时给予预警提示,并通知有关部门和相关人员及时调整。
(四)完善全面预算管理的考核机制
企业应当对预算考核给予重视,考核阶段具有承上启下的作用,是预算管理不可或缺的环节。首先,制定考核制度,明确考核指标、分工、时间;其次,对各部门、各项业务的预算实施情况进行考核。在ERP环境下预算模块能与绩效管理系统有效衔接,通过对预算实施情况的分析,反映各部门的管理业绩以及资金是否得到合理有效使用,为预算考核的落实提供了可能。最后,召开会议,审议考核情况,正确评价预算实施情况、提出考核建议,依据考核结果给出科学合理、客观公正的评价意见。