由于各种不可抗力因素，在投入使用ERP系统的过程中，我们可能会陷入需要更换系统的局面。比如，市场环境的变化，亦或者客户自身需求的改变等，导致原来的系统运维使用成本超过预定计划。所以，你准备好更换它了吗？如果没有，是时候做一些事情来改善现状了。

 

通常我们总会认为一个系统或者机器只有在出现明显差错时才应该考虑被替换，但实际情况往往是人们很难从客观上进行评价，ERP也如此。

 

数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统进行改善的时候，必须根据需要抓住基础数据，对价格表、供应商明细表等记录进行审核。

 

具体应要核对如下几组数据的准确率——

 

一、ERP系统账上库存数量与实物数量的一致性

 

在使用ERP系统后，以系统数据做基础，对实物进行盘点，然后确定两者之间的差异，并做原因分析，还可以了解用户是否按标准在操作。

 

二、订单中的未交货明细

 

包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细，根据其他单据更新的采购订单和销售订单，同时涉及多部门合作，如有问题，就要采取措施，来确保各部门的友好协作。

 

三、需要查看单据编号等是否符合要求

 

企业在上ERP系统之前，一般都需要编制一套编码规则，包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中，员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在改善时，可以查询员工是否按编码规则在进行编码，并加强对相关用户的培训。

 

现在大部分ERP系统都是以流程驱动的。也就是说，根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP系统。这就给了我们第二个ERP系统改善的指标，即评估企业用户操作流程的标准化。

 

在评估这个指标的时候，需要抓住企业的关键流程，具体抓住以下几个流程即可。

 

1.销售循环流程

 

包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点，看看用户操作是否到位。

 

2.相关计划的操作流程

 

如对于先接单后采购的企业来说，需要根据销售订单来生成采购计划。在改善时，就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说，如果计划与实际符合，需要先更改计划，而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化，就需要先更改销售订单，然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致，那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因，并寻求后续的措施。

 

3.采购循环流程

 

在这个流程中，主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说，企业是否允许无单采购，一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP系统中导出没有原始单据的采购订单，然后进行追踪分析。在给ERP系统体检时，可以分析单据是否完备。如果完备的话，则说明相关操作按流程办事，否则就需要进行后续的完善操作。

 

4.付款流程

 

对于ERP系统来说，付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说，需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备，金额是否有问题。同时还需关注，有没有重复付款的单据等。分析这些单据，可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准，有没有偷工减料，甚至舞弊的事件发生。

 

5.注意一些特殊的流程

 

还有一些企业管理层比较重视的内容，如预收款、预付款业务，这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说，需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。

 

当ERP系统运用的比较熟练之后，用户对ERP系统的依赖程度会很强。一旦有ERP系统不能够正常运行的情况，用户将无法开展正常的工作。如果企业能够达到这种程度，那么可以从宏观上说明ERP运行的还是不错的。所以，系统改善的最终目的也是要指向这个结果，希望通过优化后的ERP系统，都能达到这种效果。