有人这样说，ERP不难，只是很繁。这里所说的繁，指的就是整理ERP基础数据的过程。整理ERP基础数据的确很繁琐，这个过程并不比ERP上线轻松，但它并不难，只要坚持，就一定能够实现。ERP项目实施成功靠的是三分技术，七分管理，十二分数据。可见，ERP系统中基础数据整理的重要性。

  

 什么是基础数据？

 

制造业ERP系统的基础数据量大面广，涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。

 

可见信息：物料基本信息，产品结构数据，会计科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间信息等等，这些信息在手工作业中也会用到。

不可见信息：单据类型、仓库性质、计划参数等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，它们会影响到系统计算。

 

数据的正确性是最重要的，ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表，供管理者掌握生产经营状况，从而进行分析和决策的。如果其中任何一个数据与实际不符，计划结果就将没有任何指导意义。

   

 基础数据整理的工作重点

 

ERP的主要作用就是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。基础数据是许多程序正确运行的基础，如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的。

 

基础数据整理工作很繁杂，没有捷径，但有方法。对于新上制造业ERP系统的企业，在千头万绪的工作中，如果能够抓住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单（BOM）和库存数据三个重点，就可以提纲挈领、一以贯之。

 

 

基础数据整理实施过程头绪多、工作量大、耗时长、涉及面广、也最容易出错。

为了帮助企业更有效地实施ERP，我们来学习一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。

 

1、确定工作范围

 

首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。

 

2、建立必要的编码原则

 

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。

 

另外，编码原则的制定属于企业级标准的建立，尤其对于量大的基础数据（如物料主文件的编码）必须由多个部门共同确定方案。

 

3、建立公用信息

 

建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。

 

4、BOM结构的确定

 

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。

 

如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量。

 

5、收集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中

 

在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。

 

为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交接时作好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。

 

6、数据检查

 

（1）完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。

 

（2）正确性检查：可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线前必须发现并改正。

 

（3）唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝，这种错误ERP软件是发现不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生多个账务错误。

 

7、将数据录入软件系统

 

录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。

 

通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。

 

（1）所有软件都提供录入界面，可以调集人员将数据逐条录入，或者利用软件的复制功能复制类似的数据，然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全，完善的ERP软件会在录入的同时自动查错，大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入，由此保证数据的准确性。

 

这种方法的缺点是工作量大，完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大，推荐利用此方法，安全、可靠，事后检查工作量也小。

 

（2）可以采用直接导入数据库的方法，这样做的优点是效率高，完成时间与数据表个数成倍数关系。

 

缺点是隐含错误多，不易检查，如果采用此方法，应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤，尤其在正确性检查中，对重要字段要逐个检查，这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。

 

（3）另外一种方法结合了以上两种方法的优点。此方法利用程序的录入界面录入，继承了界面录入的差错功能，同时和数据导入相比，不需要人工干预，可以一天24小时的工作，速度也是很高的。

 

8、系统核检

 

完成录入工作后必须再次检查，利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。 

 

ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身，严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

 

基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是渐进和求精的过程。、

 

实施ERP项目的制造企业一定要高度重视基础数据的整理，如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求，系统切换上线只是水到渠成，ERP发挥效益也将近在咫尺。